Kỹ năng tin học văn phòng cơ bản mà ai cũng nên biết

Kỹ năng tin học văn phòng là một trong những công cụ cơ bản trong thời đại của công nghệ thông tin (IT – Information Technology) đã phát triển thành một mức độ không thể tin nổi, một khái niệm đã nảy sinh “KHUYẾT TẬT IT” để chỉ về những người mù tịt, không hiểu bất cứ điều gì về công nghệ thông tin. Sự thật là Tin học văn phòng cũng chỉ là một kĩ năng nhỏ trong ngành công nghệ thông tin rộng lớn. Thành thạo về Tin học văn phòng như việc “xóa nạn mù chữ” cho những ai đang muốn cải thiện trong lĩnh vực công nghệ thông tin.

Khi ai đó đề cập đến các điều khoản ” tin học văn phòng ” cơ sở tin học văn phòng cơ bản của mọi người sẽ có thể nghĩ đến một bộ đồ thị ứng dụng Word – Excel – Powerpoint, nó có các đặc tính ứng dụng rất hữu ích và phổ biến trong việc thực hiện công việc văn phòng và giấy ngày hôm nay. Đối mặt với những đặc điểm đa dạng của bộ ba ứng dụng này, nhiều người tiếp cận nó lần đầu tiên là sửng sốt và không biết phải học hỏi gì và làm chủ gì đầu tiên.

I. Tin học văn phòng là gì?

Tin học văn phòng là một chi nhánh trong ngành cntt, tập trung vào khả năng xử lý các công việc thường được sử dụng trong các văn phòng như: thao túng tài liệu, bảng tính, trình bày. Tính toán văn phòng bao gồm các công cụ microsoft office có liên quan như từ Microsoft Office liên quan như Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Power Point, Microsoft Office Access, … Với nhiều phiên bản khác nhau nhưng cơ bản cho công việc văn phòng như là:

• • Tính toán văn phòng cơ bản bao gồm các kỹ năng cơ bản như:
  • Khả năng gõ, chỉnh sửa tài liệu, nhập dữ liệu, trích xuất tệp,…
  • Thành thạo trong việc sử dụng hệ điều hành windows, các ứng dụng máy tính như excel, word, powerpoint.
  • Sử dụng internet để tìm kiếm thông tin, nghe nhạc, xem phim, công việc.

II. Đôi nét về Tin học văn phòng 

– 90% của các nhà quản lý trên thế giới sử dụng excel mỗi ngày để quản lý.
– Hầu hết mọi người không nhận ra tầm quan trọng của từ Microsoft Office Word – Excel -Powerpoint bởi vì chỉ có 5 – 10% sử dụng thực tế của ứng dụng này.
– Theo một cuộc khảo sát nổi tiếng ở Mỹ, hơn 80% của các ứng cử viên tham gia nghĩ rằng các kỹ năng của văn phòng Word Excel Powerpoint là kỹ năng không thể thiếu trong nơi làm việc.

III. Vai trò của tin học văn phòng 

1. Vai trò của tin học cơ bản

• Khi cuộc cách mạng khoa học và công nghệ sụp đổ, máy tính là một phát minh quan trọng đóng góp vào việc đưa thế giới gần nhau hơn. Tin học văn phòng giúp mọi người khai thác thông tin nhanh hơn và hiệu quả hơn, trong khi quản lý một lượng lớn dữ liệu mà không chi tiêu nhiều. Tin học cơ bản cũng giúp học sinh trong học tập của họ, học hỏi rất nhiều thông tin về thế giới, xã hội bên ngoài, … Tin học cơ bản đã trở thành một môn học không thể thiếu trong trường học trên khắp thế giới.
• Tin học cơ bản là một thành tựu phát triển công nghệ vĩ đại cho cuộc sống của mọi người, giúp mọi người cải thiện sự hiểu biết và nhận thức về thế giới quan, và góp phần vào sự phát triển kinh tế của đất nước cũng như quốc tế. Tin học văn phòng cũng giúp mọi người làm việc nhanh hơn và thuận tiện hơn nhờ các thuật toán, giảm lao động thủ công, giảm mệt mỏi và căng thẳng.

2. Vai trò của tin học văn phòng

Tin học văn phòng là những kỹ năng cơ bản nhất khi bạn hiểu biết, thành thạo sử dụng Word, Excel, Powerpoint:

• Kỹ năng sử dụng Word để chỉnh sửa tài liệu, quy trình và chỉnh sửa tài liệu, tài liệu,… chuyên nghiệp hơn. Tin tức hỗ trợ tốt trong việc học, viết bài nghiên cứu, bài luận, báo cáo, hợp đồng, hợp đồng.
• Kỹ năng máy tính văn phòng Excel để tạo bảng, tính toán bằng các hàm Excel thường được dùng trong văn phòng, công thức có sẵn, nhanh và thuận tiện. Excel là các biểu đồ xây dựng, tính toán, thu nhập và báo cáo chi tiêu, hàng hóa,…
• Kỹ năng sử dụng Powerpoint để thiết kế, hiện tại và nội dung hiện tại trên máy chiếu, tạo ra một ánh nhìn hấp dẫn, hấp dẫn, chuyên nghiệp.

IV. Các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản mà bất cứ ai cũng cần có

1. Kỹ năng Word trong tin học văn phòng

• Microsoft Word, còn được gọi là Winword, là một công cụ xử lý từ khá phổ biến của công ty phần mềm nổi tiếng Microsoft. Nó cho phép người dùng làm việc với (text) văn bản, ảnh hưởng như phông chữ, màu sắc, cùng với đồ họa và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác (multimedia) khác như âm thanh và video. Làm cho việc chỉnh sửa văn bản dễ dàng hơn. Ngoài ra, cũng có các công cụ như kiểm tra thần chú, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau hỗ trợ người dùng. Các phiên bản của Ưord thường lưu tên tập tin. doc cho các phiên bản văn phòng trước năm 2007 hoặc. docx cho văn phòng 2007, 2010 và sau đó. Hầu hết các phiên bản của word có thể mở các tệp văn bản thô (. txt) và có thể làm việc với các định dạng khác, chẳng hạn như xử lý siêu văn bản (. html), trang web thiết kế trang ).
• Học kỹ năng máy tính cơ bản của từ bao gồm các tính năng sau:
  • Nhập văn bản, văn bản định dạng trong các ngôn ngữ khác nhau, chọn phông chữ, kích thước phông chữ, màu phông chữ.
  • Tạo và chèn các bảng: có các cột, hàng, định hướng đoạn, tab, chèn đường, thay đổi biên giới,…Bullet, numbering, căn đoạn, line-spacing, tab, chèn thêm dòng, cột, trộn (merge), tách (split), thay đổi đường viền bảng…
  • Chèn hình ảnh, biểu đồ, hình dạng: Shape, smart art, clip art. Chèn biểu tượng: Symbol; Chèn link (hyperlink), ghi chú (footnote)
  • In: quy mô giấy, biên độ in, tiêu đề, số liệu, số trang
  • Trộn văn bản: Mail merge
  • Bảo mật tập tin: Đặt mật khẩu bảo vệ cho file word
  • Thao tác xóa trang

2. Kỹ năng Excel trong tin học văn phòng

Microsoft Excel là công cụ xử lý bảng tính, để nhập dữ liệu, công thức tính toán, tạo lập bởi các dòng, cột. Bảng tính excel cũng bao gồm nhiều tế bào được tạo bởi các hàng và cột, mục nhập dữ liệu và công thức tính toán trong excel cũng có những điểm tương tự, nhưng excel có nhiều tính năng ưu việt và giao diện thân thiện với người dùng. Chủ yếu thiết lập các bảng và tính toán theo các hàm.

Các tính năng cơ bản của tin học văn phòng Excel:

• Tạo định dạng dữ liệu bảng tính: số định dạng, bảng, xóa cột, hàng,…
• Sử dụng các hàm phổ biến: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Count,…
• Lọc dữ liệu(Filter) : lọc theo yêu cầu
• Vẽ một biểu đồ: Chart
• Tạo liên kết: Hyperlink
• Thiết Lập in, bảo mật file: Page setup, Đặt Password cho file

3. Kỹ năng PowerPoint trong tin học văn phòng

Powerpoint là công cụ trình chiếu văn bản, video, hình ảnh đã soạn. Nắm vững kiến thức tin học cơ bản là phải học cách biết sử dụng thành thạo phần mềm này. Bạn có thể sử dụng nó để:

• Chỉnh sửa, vẽ hình khối, biểu đồ trong PowerPoint: Shapes, Smart art, Chart,vẽ Mindmap,.
• Tạo link: Hyperlink
• Sử dụng hiệu ứng trình chiếu, thiết kế: Transition, Themes design
• Tạo hiệu ứng amination
• Sử dụng slide master
• Bảo mật file
• Xuất file định dạng PDF

V. Những kỹ năng tin học cơ bản mà nhân viên văn phòng không thể thiếu

1. Đánh văn bản bằng 10 ngón tay

Kỹ năng đánh văn bản bằng 10 ngón tay hỗ trợ bạn chỉnh sửa tài liệu nhanh chóng và linh hoạt, những người quen thuộc và thành thạo thậm chí không nhìn vào bàn phím có thể gõ lưu loát. Trong những trường hợp khẩn cấp, cần tài liệu nhanh chóng, bạn cần ghi lại cuộc đối thoại trong cuộc họp, kỹ năng này thực sự thúc đẩy hiệu quả, giúp bạn hoàn thành tài liệu trong thời gian ngắn nhất. Điều này cũng sẽ là ấn tượng mà bạn ghi điểm trong mắt ông chủ, ông chủ sẽ tin và đánh giá cao tính chuyên nghiệp của bạn.

2. Sử dụng các phím tắt trên bàn phím máy tính

Việc nắm rõ các quy tắc sử dụng những phím tắt hoặc tổ hợp phím tắt mà trên bàn phím có sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian để copy, lưu trữ dữ liệu, tìm thông tin, gửi thông tin,… hiệu quả, nhanh chóng nhất.

3. Sử dụng email thành thạo

Email mang tính quan trọng, phổ biến trong công việc nên bạn cần sử dụng chúng một cách thuần thục. Biết cách dùng email không phải chỉ là việc đánh máy văn bản hoặc đính kèm tệp rồi gửi đi đến những email khác là xong, việc mà bạn biết kỹ năng trình bày trong email cũng khiến bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt đồng nghiệp, sếp, đối tác, khách hàng. 

Học tin học văn phòng bằng cách cài đặt chữ ký gồm tên, địa chỉ liên hệ, chức vụ, công ty bạn đang làm; cài đặt chế độ tự động trả lời email. lọc email, đánh dấu ưu tiên các email quan trọng, giải nén file để gửi email… Kỹ năng này giúp bạn không bỏ lỡ thông tin mới, quan trọng của công việc. 

4. Sử dụng các phần mềm máy tính thành thạo

Đề cập đến tin học văn phòng thì không thể không đề cập đến 3 phần mềm quan trọng, thường xuyên sử dụng như Word, excel, powerpoint. Dưới đây là một số kỹ năng cơ bản khi học tin học văn phòng:

• Có thể nhập được văn bản
• Có thể tạo được số trang tự động, tạo mục lục tự động
• Sử dụng chức năng Tab trong word
• Sử dụng bảng để tính toán, lọc, sắp xếp
• Đánh số thứ tự tự động cho bảng tính trong word
• Tạo bảng tính excel: bảng lương, bảng theo dõi ngày làm việc, theo dõi sản xuất
• Sử dụng các hàm trong excel để thực hiện thống kê, trích lọc dữ liệu ngay khi cần thiết
• Bảng báo cáo đánh giá công việc, KPIs hàng tuần
• Tạo slide trình chiếu cho bài thuyết trình
• Sử dụng các hiệu ứng, âm thanh, hình ảnh sống động để minh họa trong slide

5. Sao lưu dữ liệu

Trong nền công nghệ hiện đại 4.0 hiện nay, các công ty đều lựa chọn lưu trữ thông tin vào hệ thống máy tính vì tính bảo mật cao, tiết kiệm chi phí in ấn, diện tích không gian lưu trữ,… Vì thế bạn cần biết sắp xếp các dữ liệu theo từng file, từng ổ có hệ thống, logic, dễ nhìn. 

VI. Kết luận

Phía trên là thông tin liên quan đến tin học cơ bản, các chức năng Word – Excel – Powerpoint phổ biến trong văn phòng, làm thế nào để học tin học văn phòng một cách nhanh chóng? Kỹ năng tin học văn phòng không chỉ quan trọng đối với người làm việc mà còn rất cần thiết cho học sinh. Với tính năng tính toán về tin học văn phòng cơ bản, tin học văn phòng excel chúng tôi chắc chắn rằng bạn sẽ tiến bộ sau khi đọc và thực hành điều mà bài viết này cung cấp. Đồng thời, lúc nào cũng tích cực hóa các kỹ năng cơ bản của tin học cơ bản và những kỹ năng mềm để tiến bộ trong sự nghiệp của bạn!